מדריך למעסיק: העלויות האמיתיות של העסקת עובדים מעבר לשכר הברוטו מאת: רו"ח ובודק שכר מוסמך אבי וידן

מבוא

אחת השגיאות הנפוצות ביותר בניהול עסק היא הערכת חסר של העלות האמיתית הכרוכה בהעסקת עובדים. מעסיקים רבים נוטים להתמקד בשכר הברוטו, אך זהו רק חלק מהתמונה הכוללת. פער זה בין התפיסה למציאות עלול להוביל לתכנון פיננסי לקוי ולהפתעות לא נעימות בתזרים המזומנים.

במאמר זה נפרט מכלול העלויות אמיתיות בהעסקת עובדים מעבר לשכר הברוטו - החל מהעלויות הישירות המחויבות על פי חוק ועד לעלויות העקיפות והנלוות שמעסיקים רבים נוטים להתעלם מהן.

חלק ראשון: עלויות ישירות חובה

תשלומי מעסיק לביטוח לאומי

ביטוח לאומי מהווה מרכיב משמעותי בעלויות המעסיק, אך ישנם ניואנסים רבים שכדאי להכיר:

• שיעורי ההפרשה העדכניים: המעסיק מחויב להפריש עבור רוב העובדים שהינם מעל גיל 18 ושאינם בסדיר ועד גיל פרישה 4.51% מהשכר עד לתקרת המדרגה הראשונה , ו-7.6% מהחלק שמעל תקרת המדרגה הראשונה ועד למקסימום. התקרה ומקסימום ההכנסה החייבת ביטוח לאומי יכולות להשתנות מעת לעת, לכן חשוב להתעדכן. נכון לפברואר 2025 תקרת המדרגה הראשונה (60 אחוז מהשכר הממוצע לעניין ביטוח לאומי) הינה 7,522 ₪ ואילו השכר המקסימלי החייב בביטוח לאומי מסתכם בסך 50,695.

 יצוין שישנם כללים אחרים לעובדים מתחת לגיל 18, מעל גיל פרישה, לעובדים זרים ועוד.

• חישוב לפי הכנסה ברוטו: התשלום מחושב מהשכר ברוטו לפני ניכוי מס הכנסה, ביטוח לאומי, פנסיה וניכויי רשות וכולל רכיבים רבים נוספים לשכר היסוד כמו שעות נוספות, החזר הוצאות, דמי הבראה, הכנסות זקופות (שווי רכב, שווי טלפון נייד, שווי מתנות וכו') ואחרים

הפרשות פנסיוניות וקרן השתלמות

מבחינת המדינה הפרשות לפנסיה אינן רק חובה חוקית אלא השקעה בעתיד העובדים, אלא שהן מהוות הוצאה משמעותית למעסיק:

• צו הרחבה לפנסיה חובה קובע כי המעסיק חייב להפריש לפחות 6.5% לגמל, ו - 6% לפיצויים.

• פנסיה על כל רכיבי השכר: ההפרשה חלה על השכר הקובע לפנסיה כולל בין השאר את שכר היסוד, ורכיבים שהינם תחליפי שכר (חופשה, מחלה, ימי חג, ימי שבתון כמו ימי בחירות). לעומת זאת אין חובה להפריש לפנסיה על החזרי הוצאות, על הכנסות זקופות, על שעות נוספות ועל רכיבים שאינם שכר כמו הבראה, מתנות לעובדים, וכדומה.

• מועד התשלום: תשלומים אלה צריכים להיות מועברים לקופות עד ה-15 בחודש העוקב, כאשר איחור גורר קנסות וריביות.

• קרן השתלמות אם לא חל צו הרחבה ענפי אין חובה להפריש לקרן השתלמות. יחד עם זאת ישנם ענפים בהם מקובל להפריש לקרן השתלמות עד 7.5 אחוז מהשכר. תקרת השכר המזכה בהטבות מס כיום הינה 188,544 ₪ לשנה ואולם יתכן ועל פי המוסכם יופרש גם מעל לשכר זה.

האמור פה מתייחס לצו ההרחבה לפנסיה. ישנם צווי הרחבה ענפיים שעל פיהם העובדים זוכים לתנאים מיטיבים יותר לפנסיה ושינם ענפים בהם העובדים זכאים לקרן השתלמות לפי צווי הרחבה.

דמי הבראה, חופשה שנתית וימי חג

זכויות סוציאליות אלו מהוות עלות משמעותית שחשוב לתכנן מראש, ימי חופשה וימי חג הם אמנם חלק מהשכר ברוטו לעובד במשכורת ואולם כאשר מתמחרים את עלות שעות העבודה של העובד למשל לצורך פרויקטים יש לקחת אותם בחשבון הואיל ואלה אינם ימי עבודה בפועל:

• חופשה שנתית: לפי חוק, עובד במשרה מלאה זכאי ל-12 ימי חופשה בשנה (עד חמש שנות ותק, מעבר לכך הזכאות מתחילה לעלות), כאשר העלות למעסיק היא שכר יום מלא כפול מספר ימי החופשה.

• ימי חג : על פי חוק ישנם 9 ימי עבודה המזכים את העובד בחופשה: שני ימי ראש השנה, יום הכיפורים, שני ימי סוכות, שני ימי פסח, חג השבועות ויום העצמאות. על פי צוי ההרחבה יתכנו ימי חג נוספים. עובדים מדתות אחרות יכולים לבחור האם לצאת לחופשה בימי החג היהודים או בימי החג הנהוגים אצלם.

• דמי הבראה:  העובד זכאי לדמי הבראה לאחר שהשלים את שנת העבודה הראשונה. התשלום עומד כיום על כ-418 ₪ ליום הבראה, כאשר מספר ימי ההבראה תלוי בוותק העובד (החל מ-5 ימים בשנה הראשונה). כאשר העובד אינו עובד משרה מלאה ההבראה תחושב ביחס לשיעור המשרה של עבודתו.

דמי מחלה

דמי מחלה הם זכות סוציאלית חשובה ויש לקחת אותם בחשבון במסגרת עלויות המעביד למרות שזו אינה הוצאה וודאית וקשה לחזות את מועדה לצורך תזרים המזומנים:

• צבירת זכאות - עובד צובר 1.5 ימי מחלה לכל חודש עבודה מלא (עד 90 יום). עובד העובד בחלק מהימים זכאי ל – 1.5 ימי מחלה כפול מספר הימים בפועל חלקי 25 (היכן ששבוע העבודה הוא מלא כלומר שישה ימים) או חלקי 21.67 (כאשר שבוע העבודה הינו פחות משישה ימים בשבוע)

• תשלום מדורג - ביום הראשון אין תשלום, בימים 2-3 משולמים 50% מהשכר, ומהיום הרביעי 100% מהשכר.

חלק שני: עלויות עקיפות ונלוות

הטבות ותנאים נלווים

הטבות לעובדים מהוות לעתים קרובות גורם משמעותי במשיכת עובדים איכותיים, אך עלותן אינה זניחה:

• ביטוחי אובדן כושר עבודה. ביטוח אובדן כושר עבודה בהתאם למגבלות הסכום המותר כניכוי לעניין מס הכנסה ולמקובל עומד על כ-1.5%-2.5% מהשכר.

• רכב צמוד - העמדת רכב לרשות העובד יכולה להגיע לאלפי שקלים בחודש, כולל ליסינג, דלק, ביטוח ואחזקה.

• טלפון נייד וארוחות 

• השלכות מס - חלק מההטבות (כמו רכב) נחשבות כשווי שימוש החייב במס, אם המעביד אינו מעוניין שתשלום המס יחול על העובד הוא מגלם את רכיבי שווי השימוש מה שמעלה את העלות האפקטיבית למעסיק בהתאם לשיעורי המס והביטוח לאומי של העובד.

עלויות מרחביות ותשתיתיות

המרחב הפיזי והתשתיות הנדרשות לעובד מהווים עלות משמעותית שרבים לא מחשבים כחלק מעלות ההעסקה:

• שטח משרדי – בהתאם לעלויות השכירות ולעיתים בתוספת עלויות חנייה.

• ריהוט וציוד –

• תשתיות תקשורת ומחשוב - עלויות חומרה, תוכנה, אבטחת מידע, גיבויים ותחזוקה.  

• חשמל, מים ושירותים 

עלויות גיוס והכשרה

גיוס עובד חדש והבאתו לרמת תפוקה גבוהה מהווים השקעה משמעותית:

• עלויות גיוס - פרסום משרות, סינון קורות חיים, ראיונות ומבחנים. גובה ההשקעה תלוי בסוג הפרסום או הקשר עם חברת ההשמה וכן בסוג המשרה ובתקופה הנדרשת לגיוס כוח האדם.  

• חפיפה והכשרה - בתקופת החפיפה וההכשרה (שיכולה לנוע בין ימים, שבועות ואף חודשים בהם העובד החדש אינו מפיק תפוקה מלאה, והוא דורש זמן של עובדים אחרים.

• עקומת למידה – מעבר לעלויות החפיפה וההכשרה לעובד ישנה עקומת למידה שבמהלכה הוא מעלה את התפוקה שלו.

עלויות תחלופת עובדים

·         תחלופת עובדים היא אחת העלויות הנסתרות הגדולות ביותר בעסקים:

• עלויות סיום העסקה - פיצויי פיטורין (כאשר לא הופרשו לפיצויים 8.33% תחת סעיף 14) פדיון חופשה וימי הודעה מוקדמת.

• אובדן ידע וניסיון - עזיבת עובד מנוסה לעתים קרובות פוגעת בתהליכים ובידע הארגוני, עם עלות שקשה לכמת.

• השפעה על מורל ותפקוד - תחלופה גבוהה משפיעה לרעה על מורל הצוות ויכולה להגביר עזיבות נוספות, מה שיוצר מעגל שלילי.

עלויות אחרות בלתי צפויות ו/או מעבר לנכתב עד כה

להלן דוגמאות עם כי יש להדגיש כי תמיד תיתכנה עלויות נוספות בלתי צפויות:

·         עלויות נוספות בהתאם לצווי הרבה ענפיים.

• עלויות בהתאם להסכמי עבודה – על פי הסכמי העבודה ניתן להעניק לעובדים תמורות נוספות שלא הוזכרו פה מעבר לשכר הברוטו כמו בונוסים שונים, עמלות מכירה,  ביגוד, מתנות לעובדים ועוד.

• השתלמויות – מעבר להכשרת העובדים בעת כניסתם לתפקיד תיתכנה עלויות נוספות רבות לצורך שמירת הכשרת העובדים, הן פנים ארגוניות והן חיצוניות. עלויות אלו משתנות כמובן בהתאם לענפי העבודה ולמקובל בכל מקום עבודה.

• עלויות העסקת עובדים שאינם יעילים – לכאורה בסמכותו של המעביד לפטר עובד שאינו יעיל, ואולם לעיתים בשל תלות בעובד הוא ישאיר אותו גם כשזה אינו יעיל. ישנן גם תקופות שבהם המעביד מוגבל ביכולת פיטורי העובד כמו בתקופות של הריון, פוריות ומילואים הדורשות אישור או בתקופות בהן לא ניתן לקבל אישור כמו חודשיים לאחר הריון (פרט לתנאים מוגדרים על פי חוק), בתקופה בה עובד חולה וזכאי לימי מחלה וכו').

• שונות – אין ספק שיש לקחת בחשבון עלויות שונות שלא ניתן לתכנן אותן. אלה תלויות בניסיון המעביד, בענף ובהתאם למקובל כפי שהמעביד מכיר. 

סיכום: העלות האמיתית של העסקת עובדים

כאשר מסכמים את כל העלויות הישירות והעקיפות, מתברר כי העלות האמיתית של העסקת עובד גבוהה משמעותית מהשכר ברוטו:

• עלויות ישירות נוספות - מעל לשכר הברוטו, יש להוסיף כ-30%-40% עבור הפרשות חובה, ביטוח לאומי וזכויות סוציאליות.

• עלויות עקיפות - הטבות, מרחב עבודה, תשתיות, גיוס והכשרה והכל בהתאם למקובל באותו מקום עבודה/ענף וכו'.

• עלויות תחלופה - כשמחשבים את סיכון התחלופה (בהתבסס על שיעורי התחלופה בענף), יש להוסיף סכום נוסף לעלות השנתית.

• עלויות בלתי צפויות.

מה זה אומר עבורנו כמעסיקים ?

הבנת העלות האמיתית של העסקת עובדים היא קריטית לתכנון פיננסי נכון ולקבלת החלטות עסקיות מושכלות:

1. תכנון תקציבי מדויק - בעת תכנון תקציב כוח אדם, יש לקחת בחשבון את כל העלויות, לא רק את השכר הברוטו.

2. החלטות גיוס מושכלות - בחינה מעמיקה של הצורך באיוש משרה חדשה, מול אלטרנטיבות כמו מיקור חוץ או הגדלת יעילות שזה נושא למאמר בפני עצמו.

3. אסטרטגיית שימור עובדים - השקעה בשימור עובדים איכותיים יכולה להיות כדאית מאוד מבחינה כלכלית, בהתחשב בעלויות התחלופה.

4. תכנון מבנה שכר - מבנה שכר אופטימלי יכול לאזן בין עלויות להטבות, תוך שמירה על אטרקטיביות לעובדים.

במשרדנו, אנו מתמחים בייעוץ למעסיקים בתחום עלויות העסקה, תכנון תקציבי וייעול מערך השכר. באמצעות ניתוח מעמיק של מבנה העלויות, אנו מסייעים ללקוחותינו לייעל את מערך כוח האדם שלהם ולהשיג חיסכון משמעותי, תוך שמירה על איכות ושביעות רצון העובדים.

לייעוץ אישי בנושא עלויות העסקה ותכנון פיננסי, אנו זמינים לרשותכם.